Como puedes ser más productivo con la matriz de Eisenhower

Al momento de nosotros realizar nuestra organización de tiempo, debemos apoyarnos con cualquier herramienta que esté disponible para nosotros, esto nos va a servir para potenciar nuestra efectividad, para así poder alcanzar niveles, que por nuestros propios medios, hubieran sido más difíciles, o más lentos, de alcanzar.

Este planteamiento tiene mucho peso, al momento de nosotros querer hacer proyecciones a futuro, y sea en nuestro ámbito personal o profesional. Por ejemplo, cuando a inicio de año, optamos por fijar nuestras metas correspondientes, a este respectivo periodo de tiempo.

El trigésimo cuarto presidente de los Estados Unidos, Dwight Eisenhower, fue quien ideó esta estrategia que sirve, principalmente, para poder definir prioridades dentro de nuestras actividades cotidianas. Se dice que este personaje de la historia, de esta nación, siempre se caracterizó por ser una persona sumamente organizada y eficiente en sus labores. Tanto así que Stephen Covey lo utilizó como referencia, en algunas de sus recomendaciones, en su libro “Los siete hábitos de las personas altamente efectivas”.

Desde mi punto de vista, un elemento muy clave, dentro de la aplicación de este modelo, es el que hay un grupo de actividades, la cual recomienda delegar, algo a lo que muchos no están familiarizados, pues son del criterio de que “para que todo salga bien, hay que hacerlo uno mismo”, y en la era moderna, con tantas ocupaciones que pueda llegar a tener un emprendedor, debe tener su grupo de apoyo que esté disponible para hacer aquellas labores, que él mismo, no pueda hacer, por tener que enfocarse en aquellas que son prioritarias.

Los cuadrantes

Su implementación es muy fácil y es apta para cualquier nivel de conocimiento, por tal razón no existe excusa valedera, al momento de no querer implementarla; a continuación te diré brevemente en que consiste cada cuadrante.

1. Importante y urgente. Actividades a ejecutar de forma inmediata. Son aquellas que nos acercan a nuestros objetivos primordiales y que requieren ser atendidas en un corto plazo, deberían ser efectuadas por ti mismo. Por ejemplo, la reunión con el comité de aprobación de créditos bancarios que tanto esperabas.
2. Importante y no urgente. Labores a programar para ejecutar más adelante. Estas son aquellas que nos guían hacia nuestras metas, pero no tienen una exigencia inmediata para su ejecución. Podría ser, la presentación del nuevo producto de tu compañía, a modo interno.
3. No importante y urgente. Tareas que, preferiblemente, deben ser delegadas. Son compromisos que tiene que ejecutarse, pues son parte del funcionamiento de nuestro proceso productivo, pero necesariamente no debes ser tú quien lo haga. Por ejemplo, una reunión de última hora, del condominio del edificio donde se ubica tu oficina.
4. No importante y no urgente. Actividades que deben ser eliminadas de la programación. Son aquellas labores que tal vez se han estado haciendo a través del tiempo, sin haber llegado a pensar en ningún momento, que no aportan nada beneficioso a la empresa. Por ejemplo, el asistir a presentaciones de productos, de empresas amigas, que nada tiene que ver con nuestro trabajo, solo se llevan a cabo por cumplir con una invitación o curiosidad.